Pernah
melihat surat lamaran pekerjaan, permohonan izin, dan pengantar dalam kegiatan
sehari-hari. Surat-surat tersebut termasuk dalam contoh surat dinas.
Ciri-ciri surat dinas memang tidak sama dengan surat pribadi dan niaga.
Seperti namanya, surat dinas bersifat resmi. Berbeda dengan surat pribadi yang
bersifat personal sehingga isinya lebih bebas dan bersifat tidak
resmi serta menggunakan bahasa yang santai.
Hal paling mencolok yang terdapat pada surat dinas adalah kop atau kepala
surat dan alamat yang dituju. Untuk lebih lengkapnya, simak ulasan tentang
surat dinas berikut ini.
Pengertian Surat Dinas
Mengutip Modul Jurnal Ilmu Pendidikan LPMP Kalimantan Timur, surat dinas adalah
surat yang dibuat oleh suatu badan perusahaan, organisasi, atau instansi
tertentu (Arifin 1987:6).
Menurut Sudarsa, dkk (1992:4), surat dinas adalah segala komunikasi tertulis
yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi.
Modul Surat-Menyurat Dalam Bahasa Indonesia menjelaskan surat dinas merupakan
komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan dan kegiatan instansi yang
penting dalam pengelolaan administrasi seperti pemberitahuan, penjelasan,
permintaan, dan pernyataan pendapat.
Ditambahkan dari Modul Bahasa Indonesia, surat dinas merupakan surat yang
ditulis dalam situasi dan kepentingan yang bersifat formal.
Ada banyak contoh surat dinas, yaitu: surat keterangan, surat undangan,
pengumuman, surat edaran, surat kuasa, surat perintah tugas, surat pengantar,
surat permohonan izin, surat lamaran pekerjaan, surat keputusan, notulen rapat,
berita acara, dan surat perjanjian.
Ciri-Ciri Surat Dinas
Dirangkum
dari beberapa sumber, berikut ciri-ciri surat dinas yang perlu kamu ketahui,
meliputi:
Surat ditulis oleh pribadi atau atas nama lembaga pemerintahan, perusahaan atau
organisasi yang ditujukan ke suatu lembaga atau sebaliknya.
Isi surat dinas bersifat resmi.
Penggunaan bahasa tidak seperti surat pribadi yang "berbunga-bunga"
tetapi singkat, jelas, dan berpola tetap.
Surat dinas tidak terlalu panjang dan bertele-tele tetapi langsung pada
intinya.
Format surat dinas dapat berupa lurus penuh, lurus, setengah lurus, lekuk dan
paragraf menggantung.
Surat dinas memiliki bagian kepala surat atau kop surat, nama tempat dan
tanggal surat, nomor surat, lampiran, perihal, alamat yang dituju, salam
pembuka, paragraf pembuka, paragraf isi, paragraf penutup, salam penutup, tanda
tangan, nama jelas penanda tangan, jabatan dan tembusan.
Fungsi Surat Dinas
Dilihat
dari keberadaannya, surat dinas memiliki beberapa fungsi, di antaranya:
- sebagai bukti autentik,
- alat pengingat,
- bukti historis,
- pedoman kerja, dan
- sebagai duta atau wakil penulisnya.
Jenis Surat Dinas Berdasarkan Sifat Keamanannya
Jenis surat menurut sifat keamanannya dibedakan menjadi empat macam, di
antaranya:
1. Surat Sangat Rahasia
Surat ini berisi dokumen atau naskah
yang sangat penting yang berhubungan dengan rahasia keamanan negara. Surat ini
biasanya ditandai dengan SR atau SRHS dan tidak boleh diterima oleh orang yang
tidak berhak menerimanya.
2. Surat Rahasia
Surat ini berisi dokumen penting dan
umumnya diberikan kode R atau RHS. Surat ini juga hanya boleh diterima dan
diketahui oleh pihak yang berhak menerimanya. Pengirim surat biasanya
menggunakan sampul rangkap dua, dimana sampul dalam diberi kode R atau RHS dan
sampul luar ditulis biasa.
3. Surat Terbatas
Surat terbatas merupakan surat yang
hanya boleh dibaca oleh pejabat-pejabat tertentu atau pihak tertentu yang
diputuskan sebagai pihak yang berhak mengetahui.
4. Surat Biasa
Surat biasa merupakan surat yang berisi
masalah biasa dan dapat diketahui oleh siapa saja. Surat yang termasuk surat
biasa seperti undangan, edaran, tugas, pemberitahuan dan sebagainya.
Jenis Surat Dinas Menurut Tingkat
Penyelesaian
Surat ini berdasarkan
tingkat penyelesaiannya dibedakan menjadi
1. Surat Sangat Segera
2. Surat Segera
3. Surat Biasa
Surat sangat segera
merupakan surat yang diprioritaskan pertama untuk diselesaikan. Jika isi surat
meminta jawaban, maka penerima surat harus segera merespon atau membuat
balasannya.
Demikian
penjelasan terkait ciri-ciri surat dinas, fungsi dan jenisnya yang perlu kamu
ketahui. Semoga bermanfaat!
Comments
Post a Comment